近年來，江蘇省南京市審計(jì)局不斷加大檔案信息化建設(shè)力度，不斷提高審計(jì)檔案管理水平。去年底，該局在創(chuàng)建江蘇省5A級(jí)數(shù)字檔案室的過程中，按照國家檔案局發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，成功開發(fā)電子檔案封裝系統(tǒng)。該系統(tǒng)對(duì)室藏文書、審計(jì)、照片、實(shí)物等電子檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)格式封裝，并嵌入CA認(rèn)證機(jī)制，保證了電子檔案的“三性”，即真實(shí)性、完整性、有效性，滿足電子檔案實(shí)現(xiàn)文件交換、長期保存和利用的相關(guān)要求。
集OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證電子檔案信息真實(shí)完整。在電子文件管理過程中，需要維護(hù)電子文件元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的可靠聯(lián)系。電子檔案封裝系統(tǒng)通過訪問OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)文書類電子文件在公文流轉(zhuǎn)及存檔過程中的信息（元數(shù)據(jù)）收集，包括文書電子文件在OA公文流轉(zhuǎn)過程中形成的流轉(zhuǎn)步驟信息、操作人員信息、時(shí)間信息、審核意見信息、公文歷次修改痕跡版本等元數(shù)據(jù)，涵蓋了電子文件從擬稿、審稿、核稿、簽發(fā)、登記、打印、歸檔等一系列真實(shí)的形成過程。同時(shí)，該系統(tǒng)通過封裝的方法，按照規(guī)定的封裝格式和要求，將收集到的原本分散存在的各種元數(shù)據(jù)信息，與檔案電子文件打包在一起，最終形成完整的電子檔案進(jìn)行長期保存。
嵌入CA認(rèn)證機(jī)制，保證電子檔案真實(shí)可靠。為保證電子檔案在交換、保存、利用過程中不被隨意篡改，南京市審計(jì)局在電子檔案封裝系統(tǒng)中引入了CA認(rèn)證機(jī)制。該系統(tǒng)利用南京市政府CA認(rèn)證中心資源，只有使用指定檔案管理員的CA認(rèn)證key，才能進(jìn)行有效封裝，封裝的檔案真實(shí)性才被認(rèn)可，這也是將來檔案進(jìn)館時(shí)通過檔案館驗(yàn)證的必要條件。
開發(fā)檔案閱讀器融入OA，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效利用。封裝后的電子檔案具有專門的檔案閱讀器，在OA中只需雙擊電子檔案文件，即可自動(dòng)打開閱讀器查看電子檔案所有內(nèi)容、信息，如檔案編碼、題名、形成機(jī)構(gòu)、責(zé)任者、電子文件類型、原文（含形成過程歷次版本及修改痕跡）。檔案目錄信息（包括室編檔號(hào)、主題詞、題名、件號(hào)、密級(jí)、擬稿人、保管期限、歸檔年度、成文日期、文號(hào)等）、業(yè)務(wù)行為信息（包括文件擬稿、審稿、核稿、簽發(fā)、發(fā)文登記、打印、歸檔入庫等行為的參與人員、時(shí)間、行為描述等信息）、數(shù)字簽名信息、封包結(jié)構(gòu)信息等內(nèi)容也一目了然。
南京市審計(jì)局開發(fā)的電子檔案封裝系統(tǒng)操作簡便，界面簡潔，支持批量封裝和個(gè)別文件封裝，檔案管理人員只需按照提示選擇檔案門類、歸檔年度，即可自動(dòng)采集檔案文件元數(shù)據(jù)，進(jìn)行批量或個(gè)別封裝打包操作，生成封裝文件自動(dòng)保存在指定文件目錄下。生成的檔案封裝文件以標(biāo)準(zhǔn)XML格式存在，可以直接移交進(jìn)館，并能被檔案館自動(dòng)識(shí)別和閱讀。（劉鳳翔）
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