為切實提高檔案管理水平，主動服務(wù)審計工作，近年來，審計署駐哈爾濱特派辦采取五項措施，全面加強檔案基礎(chǔ)管理，有效促進了審計工作的順利開展。
一是高度重視、加強領(lǐng)導(dǎo)。新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子成立以后，及時調(diào)整了辦檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定小組，并把檔案工作列入全年目標(biāo)考核。2011年，由于處室調(diào)整，人員變動頻繁，我們又重新調(diào)整了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，真正做到人員變動時，領(lǐng)導(dǎo)力量不減，班子不撤，工作不放松。
二是注重培訓(xùn)，堅持宣傳。辦內(nèi)設(shè)有專職檔案員一名，兼職檔案員13名，專職檔案員除定期參加上級部門組織的檔案培訓(xùn)外，還利用電子屏幕、張貼展板、分發(fā)小冊子等形式，在全辦范圍內(nèi)廣泛宣傳檔案工作和業(yè)務(wù)知識，并定期為各業(yè)務(wù)處室訂閱《中國檔案報》、《中國檔案》、《黑龍江檔案》等報刊雜志，讓他們及時了解行業(yè)動態(tài)。每年年末歸檔時，專職檔案員都深入處室，對檔案立卷歸檔進行現(xiàn)場指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
三是按時歸檔、關(guān)口前移。案卷的內(nèi)在質(zhì)量是衡量檔案管理水平的一個重要標(biāo)志，因此相關(guān)處室和人員在檔案立卷歸檔時高度重視案卷質(zhì)量，盡量做到組卷合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件材料排列合理，卷內(nèi)目錄整潔清晰，備考表、案卷封皮填寫完整清楚，努力使案卷質(zhì)量達到國家標(biāo)準(zhǔn)，并堅持把案卷質(zhì)量工作做在平時，關(guān)口前移，由兼職檔案人員嚴(yán)格把關(guān)，再移交檔案室。歸檔結(jié)束后，由專職檔案員編寫歸檔文件整理說明。
四是重視基礎(chǔ)、完善設(shè)施。幾年來，辦黨組一直重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，今年又加大投入，為檔案室更換了密網(wǎng)計算機、碎紙機、檔案整理機，購置了臭氧消毒機、安裝了氣體滅火裝置、報警設(shè)備和監(jiān)控等硬件設(shè)施，使檔案室設(shè)備設(shè)施齊全，完全符合檔案保管和保密的要求。
五是重視編研，促進利用。開發(fā)檔案信息資源，為審計事業(yè)發(fā)展服務(wù)是檔案工作的永恒主題。為了保證快速準(zhǔn)確地查詢檔案，辦內(nèi)編制了《文書檔案卷內(nèi)文件目錄》、《審計檔案案卷目錄》、《二套卷檔案卷內(nèi)文件目錄》。同時，又利用檔案資源，續(xù)編了《全宗指南》、《大事記》、《優(yōu)秀審計項目匯編》、《哈爾濱辦歷年專家經(jīng)驗及審計方法匯編》、《審計理論研討會論文匯編》和《重要會議匯編》等十幾種匯編。便利的檢索工具和清晰的編研材料，及時有效地為利用者提供了各種資料，從2004年至2011年9月，檔案室先后為2705人次提供利用檔案案卷3857卷次，使全辦檔案利用工作的效果得到了明顯的提高。（武秀元）
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