日前，審計(jì)署駐沈陽(yáng)特派辦在審計(jì)項(xiàng)目中巧用文件目錄管理小軟件，解決了數(shù)據(jù)采集的集中管理問(wèn)題，大大提高了工作效率，取得良好效果。
當(dāng)前，在大的審計(jì)項(xiàng)目組織與實(shí)施過(guò)程中，涉及單位多、信息系統(tǒng)復(fù)雜、數(shù)據(jù)量大，需要同時(shí)對(duì)多家被審計(jì)單位的多年數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，因此，必須對(duì)所采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)分層次管理，了解各類(lèi)型數(shù)據(jù)的文件類(lèi)型，修改時(shí)間，以及容量大小，以利于全面掌握數(shù)據(jù)采集的總體情況。只有做好數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)管理工作，才能完成確保順利完成數(shù)據(jù)匯總與分析工作。該辦審計(jì)人員利用一款文件目錄管理小軟件，解決了上述管理中的大問(wèn)題。
一是提高效率。在實(shí)際工作中，為做好對(duì)采集來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的工作，需要使相應(yīng)數(shù)據(jù)的目錄級(jí)次以計(jì)算機(jī)資源管理器的形式存入表格或文檔，以備隨時(shí)查閱。審計(jì)人員最初采取利用EXCEL表格手工錄入的方式進(jìn)行整理，根據(jù)數(shù)據(jù)所在的文件夾級(jí)次，分別輸入事項(xiàng)和名稱(chēng)。但是，由于數(shù)據(jù)量過(guò)大，需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。采用該軟件之后，僅用五分鐘時(shí)間，便完成了近兩萬(wàn)條數(shù)據(jù)的目錄級(jí)次梳理，大大提升了工作效率。
二是便于管理。把審計(jì)項(xiàng)目涉及的數(shù)據(jù)做成目錄形式的目的，就是為了更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理工作，查找相關(guān)單位是否報(bào)送審計(jì)數(shù)據(jù)，或報(bào)送了不符合數(shù)據(jù)采集需要的審計(jì)數(shù)據(jù)。在使用該軟件之后，所有數(shù)據(jù)文件夾下的數(shù)據(jù)名稱(chēng)、層次、類(lèi)型、時(shí)間等，盡收眼底，審計(jì)人員可根據(jù)這些目錄在被審計(jì)單位提交數(shù)據(jù)是否完整方面進(jìn)行總體管理。并可根據(jù)需要折疊和展開(kāi)文件夾，也可清空目錄，收集管理其他的審計(jì)數(shù)據(jù)。
三是提升質(zhì)量。對(duì)于審計(jì)數(shù)據(jù)量過(guò)于龐大的審計(jì)項(xiàng)目，如果單純依靠管理人員手工錄入，不僅耗時(shí)，而且由于數(shù)據(jù)縱向級(jí)次多，橫向范圍廣，很容易產(chǎn)生錄入失誤，且不易檢測(cè)出來(lái)，影響數(shù)據(jù)管理的精確性。采用該軟件之后，可以做到精準(zhǔn)無(wú)誤，大大提升了工作質(zhì)量。
四是激勵(lì)創(chuàng)新。審計(jì)人員經(jīng)過(guò)反復(fù)實(shí)踐和改良，將數(shù)據(jù)管理結(jié)果全選，拷貝到新建的EXCEL表中，實(shí)現(xiàn)了管理結(jié)果形成備查文檔的功能。結(jié)果可以實(shí)現(xiàn)高效、精確、及時(shí)的數(shù)據(jù)管理，讓大量的數(shù)據(jù)成為層次清晰、一目了然的目錄，方便審計(jì)人員對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，也為日后開(kāi)展數(shù)據(jù)匯總分析工作打下良好的基礎(chǔ)。采用該軟件，可以化繁為簡(jiǎn)，使看似不可為的管理任務(wù)變得簡(jiǎn)單易行。越是復(fù)雜的、大量的數(shù)據(jù)清理工作，越能體現(xiàn)出信息化條件下信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。（王翠霞 張匯）
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