近年來(lái)，審計(jì)署駐上海特派員辦事處以貫徹落實(shí)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》為契機(jī)，加強(qiáng)組織管理，開(kāi)展審計(jì)檔案宣傳培訓(xùn)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范審計(jì)檔案管理工作，切實(shí)提升檔案質(zhì)量水平。
一是加強(qiáng)組織管理，建立健全檔案管理機(jī)制。上海辦建立了由業(yè)務(wù)處、辦公室、法規(guī)處分層負(fù)責(zé)、逐級(jí)把關(guān)的復(fù)核檢查工作機(jī)制，即由業(yè)務(wù)處對(duì)審計(jì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量負(fù)全面責(zé)任；辦公室對(duì)檔審計(jì)檔案歸檔要素和標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)，檢查“審計(jì)項(xiàng)目主審人員立卷、部門(mén)兼職檔案員初審、檔案員再審”的三級(jí)審核制度的落實(shí)情況；法規(guī)處負(fù)責(zé)檢查歸檔審計(jì)檔案內(nèi)容是否符合審計(jì)質(zhì)量要求。經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由負(fù)責(zé)歸檔業(yè)務(wù)處及時(shí)整改，提高檔案質(zhì)量。辦領(lǐng)導(dǎo)對(duì)歸檔工作專(zhuān)門(mén)研究提出要在每年歸檔之前進(jìn)行一次質(zhì)量檢查，確保各類(lèi)檔案特別是業(yè)務(wù)檔案法制化、規(guī)范化。
二是開(kāi)展檔案宣傳培訓(xùn)，強(qiáng)化完善責(zé)任分工。認(rèn)真組織兼職檔案員、青年干部進(jìn)行審計(jì)檔案相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，先后請(qǐng)審計(jì)署檔案專(zhuān)家、審計(jì)質(zhì)量專(zhuān)家、優(yōu)秀項(xiàng)目評(píng)審專(zhuān)家等為全體審計(jì)干部講解審計(jì)項(xiàng)目檔案整理登記檢查等注意事項(xiàng)，切實(shí)落實(shí)審計(jì)檔案管理的新規(guī)定、新要求，努力提高審計(jì)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化水平。針對(duì)新入職人員進(jìn)行歸檔的情況，上海辦采取了先培訓(xùn)后上崗的做法，大大提高了歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化。在審計(jì)檔案歸檔工作開(kāi)展前，對(duì)立卷人進(jìn)行培訓(xùn)，講解歷次歸檔工作中出現(xiàn)的問(wèn)題、正確做法及注意事項(xiàng)，全面提升歸檔質(zhì)量。
三是完善基礎(chǔ)建設(shè)，確保檔案管理工作上檔升級(jí)。上海辦檔案室采用智能化環(huán)境自控系統(tǒng)，能同時(shí)自動(dòng)控制空調(diào)、除濕、增濕、通風(fēng)、凈化等設(shè)備，且有防盜、消防報(bào)警功能。為更好地開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描工作，上海辦開(kāi)辟了專(zhuān)門(mén)的檔案掃描室，安裝了監(jiān)控設(shè)備，配備了專(zhuān)用電腦。為應(yīng)對(duì)全國(guó)性審計(jì)項(xiàng)目檔案集中歸檔數(shù)量大時(shí)間集中的情況，該辦還購(gòu)置了多臺(tái)移動(dòng)平臺(tái)打孔機(jī)，大大提高了檔案裝訂質(zhì)量和速度。歸檔設(shè)備硬件上保障了歸檔的質(zhì)量，也提高了現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。同時(shí)，上海辦積極鼓勵(lì)審計(jì)人員利用OA閱覽電子檔案，查詢(xún)文件資料，電子閱檔率逐年提高。
四是強(qiáng)化檢查督促，保證檔案工作上水平。上海辦每年需處理各類(lèi)新增檔案文件500余件，在工作中認(rèn)真落實(shí)各類(lèi)檔案管理規(guī)范文件，分類(lèi)管理、分類(lèi)檢查、逐項(xiàng)督促，把抓好文件的收管、錄批等程序，采取現(xiàn)代文書(shū)檔案管理等新方法，加強(qiáng)平時(shí)督促管理，使歸檔時(shí)點(diǎn)的檔案歸集工作有條不紊。（楊青）
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